como
agile
unfix
management 3.0
ux design
ui design
quando
2023
organizacional
estruturando um setor de design em uma empresa
Talvez algo mais complexo do que criar produtos e interações, seja organizar a estrutura para que isso seja possível. Esse “case” é o relato como participei da criação da área de experiência do usuário em uma grande empresa.
Essa estruturação foi feita com meu digníssimo amigo Jojo (link na bio), de forma co-criativa. Os resultados aqui obtidos não foram conquistados sozinhos.
Inclusive, esse texto foi criado a 4 mãos, com ressalvas para as partes em que aparece uma visão pessoal ou existe o “eu” no texto. De modo geral, foi um trabalho feito por nós.
a empresa e
contexto geral
A empresa contava com muitos desenvolvedores, mas com nenhum profissional de Design em seu setor de Tecnologia. Seus produtos começaram a evoluir de forma rápida, e a falta de um profissional de design centrado no usuário acarretou em produtos com algumas deficiências em usabilidade, junto com a falta de métricas para analisar o impacto de novas funcionalidades ou correções.
Assim, em 2021, fui convidado a participar da equipe responsável por novos produtos. O convite meu amigo JoFelipe.com que atuava como desenvolvedor front-end. Minha experiência prévia trabalhando em diversos ambientes como freelancer e o conhecimento de negócios, foram ponto-chave para os líderes da equipe terem me entregue a responsabilidade.
Como o primeiro designer do time de tecnologia, meu primeiro passo foi entender os produtos e me aproximar das pessoas. Com isso, pouco a pouco, conseguia trazer o processo de design para o dia a dia da equipe.
Em alguns momentos estava atuando como um consultor e auxiliando no desenvolvimento de produtos que já estavam em sua etapa final, mas após um tempo entrou o primeiro grande projeto.
Nesse projeto, consegui colocar todas as etapas que eram pertinentes ao UX e, ao mesmo tempo, co-criando junto dos desenvolvedores quando possível. Assim, consegui estabelecer uma relação muito boa com meus colegas e, também, instigar como centrar o desenvolvimento no usuário.
mudança de objetivo e
construção da área
Com o tempo, os resultados obtidos no time responsável por novos produtos começaram a surgir resultados, inclusive sendo reverberados em outros times. Cada vez mais a demanda por tarefas de pesquisa, usabilidade e o impacto em funcionalidades era visto como essencial para uma entrega de qualidade e evolução dos produtos, e assim uma demanda por um time que prestasse suporte nessas decisões acabou acontecendo de forma natural.
Com a ajuda do nosso squad leader Felipe Alecrim, começamos a dar os primeiros passos dessa nova área de Design dentro da empresa.
O primeiro passo foi centralizar as demandas de UX/UI dentro do setor em um board da equipe, para assim termos uma noção do escopo de atuação necessário da equipe
.
Junto a isso, foi necessário definir os objetivos da nova área pensando em uma estrutura sustentável e pronta para receber novos integrantes, além de prover insumos para pensarmos na melhor forma de organização de equipe dentro dos squads já existentes no setor.
objetivos da Área
a famosa OKR
Quando começamos a mapear quais pontos precisariam ser trabalhados para a construção da área, vimos que seria algo a longo prazo.
Nosso objetivo principal, seria criar um local onde novos designers poderiam ingressar e já terem o trabalho de “base” formado.
Com isso, para termos claro quais métricas utilizar e como fazer a gestão das etapas, utilizamos OKR`s. Separamos em diferentes objetivos secundários e, para cada um deles, colocamos diversas tarefas.
Essa etapa foi essencial para que pudéssemos organizar e priorizar o nosso foco.
modelo organizacional
ux/ui em ambientes ágeis
Cada organização é diferente e integrar um novo time de experiência em um modelo pré-existente requer algo que está presente em vários dos pilares do agile: iteração.
Design é algo novo para a empresa, mas, ao mesmo tempo, já não era para o time que criava novos produtos. A questão em cheque aqui seria a escalabilidade. Para isso, alguns pilares e fundações seriam necessárias para que o time pudesse crescer de forma orgânica.
Um dos primeiros passos para organizar o novo time dentro do processo agile da empresa foi o Desk Research. Revisamos a literatura disponível sobre o tema e organizamos o ponto que gostaríamos de chegar para poder planejar os passos até lá (mesmo sabendo que poderíamos mudar no futuro). O objetivo final seria uma mescla entre profissionais de design dentro de times cross-funcionais e times separados em silos, para que pudessem atuar em projetos de longo prazo e estruturações.
Nesse contexto, utilizaríamos o Dual-Track Agile. Para que, principalmente nas etapas de discovery, o time de design pudesse atuar simultaneamente ao time de desenvolvimento.
Chegamos aos 3 seguintes passos:
1º passo: Curto Prazo
A estruturação que servirá de pilar para o futuro
No curto prazo, o time seria estruturado em forma de “silo”. Pelos seguintes motivos:
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Organizar processos de design;
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Conseguir atuar de forma mais fluída com stakeholders;
-
Servir como “consultores” para as squads, para poder fazer a evangelização sem que tenha necessidade de atuar exclusivamente em um único projeto. O objetivo aqui seria resolver vários “pequenos problemas” para que o valor fosse percebido, sem a necessidade de “falar”. Show, don’t tell.
2º passo: Médio Prazo
Mesclando os times cross-funcionais e construindo cultura
No médio prazo, o time de “silo” continuaria ativo e, ao mesmo tempo, teríamos profissionais em cada squad. Os motivos seriam:
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Os profissionais de design de cada squad se tornariam profissionais nos produtos que eram responsáveis, garantindo a agilidade e qualidade da entrega.
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O time de Silo continuaria atuando na estruturação, focados em processos e projetos que poderiam envolver a instituição como um todo.
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Nesse momento haveria a necessidade de líderes de design focados em PDI
3º passo: Longo Prazo
Especialidades e agilidade
No longo prazo, o time de “silo” seria dissolvido em “Research”, “Design Ops” e “Estratégia”. Ao mesmo tempo que os profissionais nos squads poderiam aumentar. O que poderia indicar a necessidade de um UX Manager, para conseguir organizar toda essa estrutura.
Aqui separamos os motivos por cada área:
Research:
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Acreditamos que cada UX deveria conseguir fazer pesquisa, mas, entendendo a realidade da empresa, observamos que algumas metodologias necessitam de um prazo maior, podendo inviabilizar um profissional dentro de um squad.
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Algumas pesquisas, devido a necessidade da empresa, seriam feitas de forma holística, integrando todos os times.
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Profissionais especializados em pesquisa prestariam suporte no dia-a-dia para os profissionais dentro do squad
Design Ops:
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Com a escalabilidade do time de experiência, precisaríamos de profissionais focados em organizar os processos do time
Estratégia:
- A criação de produtos é algo constante na empresa, para que fosse possível dar “vazão” aos profissionais dos squads, o time de estratégia entraria no início do processo.
É importante ressaltar que muitas coisas poderiam mudar ao longo do tempo, no entanto, utilizamos esse plano como uma maneira de ilustrar para nossos stakeholders quais são alguns dos possíveis cenários futuros.
Uma medida fundamental para alcançar esse objetivo foi investigar as estruturas organizacionais das equipes que já alcançaram alguma maturidade de Design, bem como os desafios enfrentados por essas empresas em ambiente agile.
Unfix
Ainda sobre times de Design em contexto ágil, também vale destacar como esse modelo organizacional foi pensado para ser escalado em uma organização que no futuro tivesse squads no modelo unFIX: um modelo criado pelo especialista em agilidade Jurgen Appelo, busca criar padrões de organização e estrutura em empresas de forma flexível e adaptável a qualquer circunstância.
Tendo em conta que diferente de outros modelos, o unFIX não traz processos nem é um framework, pudemos mapear sua aplicação no setor de Tecnologia da empresa, vislumbrando um futuro onde teríamos squads de facilitação e capacitação, além do squad de Design.
O conhecimento sobre o unFIX foi adquirido por meio de um squad criado por Eduardo Junque para resolver um problema específico de modelo organizacional. Após a conclusão dessa tarefa, percebemos que essa mesma abordagem poderia ser aplicada à equipe de Design no futuro, e rapidamente começamos a buscar maneiras de como implementá-la.
dia a dia
Cerimônias do time
Fóruns semanais
Semanalmente tínhamos conversas para alinhar projetos em andamento, resolução de possíveis impedimentos, compartilhar informações sobre estudos pessoais, sempre em tom leve e descontraído.
Retrospectiva
No fim de 2022, fizemos uma retrospectiva para discutirmos se estávamos no caminho certo para os objetivos definidos anteriormente para a equipe de Design.
Usando as visões da Gestão 3.0 como guia, fizemos abstrações de algumas ferramentas buscando energizar pessoas, prover um caminho para desenvolver competências, crescer a estrutura do time de forma saudável e melhorar tudo (processos, metodologias, pessoas, modelo organizacional, etc).
Além disso, integramos processos de Design Thinking e Design Sprint na metodologia. Partimos da “votação silenciosa” para que, de tudo o que foi falado, encontremos os principais pontos. Em resumo: aquilo de que não abriríamos mão por nada.
Nos reunimos em dois dias para levantar os pontos que precisavam ser repensados e comemorados, além de cartas de agradecimento. Posteriormente, escrevemos post-its sobre as características de perfil de profissionais que gostaríamos de trabalhar juntos no time de Design.
Organização das demandas
Os cards (tarefas) da equipe eram organizados no formato kanban através do Asana. Nosso board tinha etapas comuns do Scrum (como Sprint Backlog, To-do, Doing, Done), além de colunas específicas para validação interna das tarefas, além de uma coluna de acompanhamento das entregas, usada para avaliar através de métricas se as nossas entregas estavam resolvendo as dores dos nossos usuários e/ou stakeholders.
Base de conhecimento
Utilizamos o Notion para criarmos uma base de conhecimento específica sobre o time de Design. Essa base seria utilizada para auxiliar no processo de onboarding, no entendimento dos produtos da empresa e suas regras de negócio, e outras tarefas comuns do dia-dia, como diários de bordo e anotações sobre os projetos, por exemplo.
A estrutura consistia em:
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Onboarding: Introdução necessária para se habituar como profissional de Design na empresa.
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Design Team: Informações específicas do time de Design, como: objetivos, estrutura, diretório de pessoas (onde utilizamos o “Personal Collab Card” do management 3.0.), ritos e cerimônias e dados de acesso.
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Base de conhecimento: Informações sobre documentações específicas do time de Design.
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Projetos: Diários de bordo dos projetos em andamento ou concluídos.
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Trilha de carreira: Indicação de materiais sobre a área, além de projetos específicos para novos profissionais.
Abaixo, depoimentos de pessoas que tiveram uma grande importância e participação em todo esse processo:
depoimentos
finalizando
Esse é um trabalho que continua em andamento. E sempre continuará, pois essa construção não é algo que tem um "ponto final".
Principalmente por adotarmos princípios ágeis e implementarmos um processo iterativo.
Normalmente em uma “conclusão”, podemos mostrar qual foi o principal resultado obtido. Pensar em algo do tipo para esse case em questão, não foi uma tarefa fácil. Mas chegamos em dois pontos:
1 - A experiência de construir uma área do zero. Esse é um conhecimento multidisciplinar que adquirimos e vamos conseguir utilizar em diversos projetos no futuro.
2 - O segundo, que até podemos considerar o mais importante: essa estruturação nos fez ficar mais próximos do time de desenvolvimento, levando conteúdo sobre Design para todos os cargos da empresa. Com isso, uma desenvolvedora teve o interesse de migrar de área.
Um dos pontos que não citamos acima, é que também estamos construindo e, ao mesmo tempo descobrindo, a estrutura de PDI da área.
Podemos considerar essa etapa como a “mais importante”,
por poder ver no dia a dia a evolução de uma excelente profissional, e sabermos que temos uma pequena parte nisso ❤
O maior desafio de estruturar uma área nova em qualquer tipo de empresa é conseguir encontrar equilíbrio entre o teórico e o prático. Tirar as ideias do papel é uma tarefa bastante complexa, principalmente por envolver inúmeros tipos de expectativas. E conseguir balancear todas elas, linkando os interesses da instituição com os valores de cada pessoa do time é, sem sombra de dúvidas, uma tarefa para poucos.
Um fator determinante pro sucesso de um projeto como esse é conseguir juntar pessoas que se preocupam com o coletivo, afinal de contas estamos falando de uma nova área e não de um cargo. E foi a partir disso que a estratégia se linkou naturalmente com as skills do Bonin e do Jonathan.
Sabe aquele tipo de profissional que toda empresa sonha em ter? Pois é, são os dois.
Focados, determinamos, estudiosos, preocupados com o senso de coletividade e principalmente, extremamente preparados a nível de skills para fazer o projeto acontecer.
Desde a sua concepção, passando pelos passos iniciais e de forma muito natural, colhendo os frutos do planejamento muito bem executado. Inclusive nos momentos de adversidade onde os resultados são colocados à prova.
Ver isso de perto me tornou um ser humano melhor. Perceber o alto nível teórico dos dois juntando a dinâmica do dia a dia foi algo muito prazeroso para uma área pouco conhecida por mim até então. Nos apoiando, ajudando, crescendo e se desenvolvendo juntos através das tentativas, das metodologias, dos ritos, eventos e resultados.
Tudo isso reforçou para mim e para todos os envolvidos a importância do planejamento e aplicação dos conceitos em relação a experiência dos usuários e o quanto tudo isso enriquece e valoriza os processos, os produtos e as pessoas.
Bonin e Jojo, só tenho que dizer: Obrigado!
Felipe Alecrim
Que nos ajudou a aproveitar a jornada, nos ensinando como liderar pessoas, como se comunicar de forma eficiente e qual disco escutar na semana 🤘🏼
Squad Leader
Eu só tenho a agradecer por todo o conhecimento passado, a paciência, o companheirismo e as risadas.
Mudar de área duas vezes dentro de um ano, e finalmente me encontrar, foi uma realização profissional de "finalmente vou trabalhar com algo que me identifico", algo que eu não imaginava alcançar tão cedo. Mas que graças a vocês e aos seus esforços para estruturar a área, o sonho de trabalhar com UX, algo que antes era tão distante pra mim, se tornou realidade.
E não só tornou realidade como se mostrou ser uma profissão complexa no dia a dia, com muitos caminhos a seguir, leituras a realizar, conhecimentos para dominar, e mesmo assim, sempre que eu precisei, vocês estavam lá pra me ajudar a não "deixar a peteca cair", sempre reconhecendo meus esforços, valorizando-os e me ajudando a enxergá-los também.
Espero no futuro poder carregar vocês comigo levando UX e também UI pra onde quer que eu vá, repassando todo o conhecimento e dando suporte para aqueles que precisam, assim como eu tenho precisado no início dessa jornada Pokémon :)
Mariana Bassani
Que confiou nessa nova iniciativa de Design para migrar de área, mesmo que fossemos marinheiros de primeira viagem. 🧝
